- නිශාන්ත කමලදාස
පහත පළ වන්නේ ගල්කන්දේ ධම්මානන්ද හිමියන්ගේ මුහුණු පොතේ පළ ව තිබූ සටහනෙන් උපුටා ගත් කොටසකි.
උපුටා ගත් කොටසේ ආරම්භය – “Standard Operating Procedure (SOP) යන්නෙන් අදහස් වන්නේ කුමක් ද? ආයතනයක ලියා තබා ඇති යම් කාර්යයක්/ ක්‍රියාවලියක් සිදු කෙරෙන පිළිගත් ක්‍රමවේදයයි. මෙවැන්නක ඇති වැදගත්කම කුමක් ද? SOP ඇති විට කිසියම් රාජකාරියක් සිදු කරන පුද්ගලයා මාරු වී ගියත්, නිවාඩු ලබා සිටියත් එම කාර්යය පැවරෙන නවක පුද්ගලයාට කිසිත් වැරදීමකින් තොර ව අදාළ රාජකාරිය සිදු කිරීමට හැකියාව ලැබීමයි. ඔහු හෝ ඇය කළ යුත්තේ එම කාර්යයට අදාළ SOP කියවා බලා ඒ අනුව තම රාජකාරිය ඉටු කිරීම පමණි.
තව ද, SOP ඇති විට එක ම කාර්යය අවුරුදු පතා නැවත නැවත කරන තත්ත්වයක දී වුව ඒ ඒ අවුරුද්දේ වෙනස් වෙනස් ආකාරවලට අදාළ කාර්යය සිදු වන්නේ නැත. සෑම අවුරුද්දක ම එකී කාර්යය ඇරඹීමට පෙර අදාළ SOP කියවා බලා අදාළ රාජකාරිය සිදු කිරීමයි සිදු කළ යුත්තේ.
කිසියම් ආයතනයක SOP නැති බැවින් යමෙකු කිසියම් කාර්යයක් අවුල් සහගත ලෙස සිදු කළ හොත් ගත යුතු ක්‍රියා මාර්ගය කුමක් ද? කළ යුත්තේ වහාම අදාළ කාර්යය සිදු කරන ආකාරය පිළිබඳ SOP ලියා ඒ අනුව ඉදිරියට කටයුතු කළ යුතු බව තහවුරු කිරීමයි. පරිපාලන නිලධාරීන්ගේ කාර්යය එය යි. එනම් වරදක් සිදු වූ විට නැවත එවැන්නක් සිදු නොවන පරිදි ක්‍රම සකසා ස්ථාපිත කිරීමයි.
උදාහරණයකට කිසියම් කාර්මික විද්‍යාලයකට සෑම වසරක ම නවක සිසුන් බඳවා ගන්නවා යැයි සිතමු. මේ සම්බන්ධ සමස්ථ ක්‍රියාවලිය සම්බන්ධයෙන් ම SOP සකස්වී තිබිය යුතු ය. ඒ තුළ මාධ්‍යවල පළ කරන දැන්වීමේ අනිවාර්යයෙන් අන්තර්ගත විය යුතු කරුණු, සම්මුඛ පරීක්ෂණ සඳහා කැඳවන ලිපියේ ආකෘතිය, සම්මුඛ පරීක්ෂක මණ්ඩලයේ සං‍යුතිය, ලකුණු ලබාදෙන ක්‍රමවේදය, තෝරා ගත්/නොගත් බව දන්වා යවන ලිපියේ ආකෘතිය, එක් පාඨමාලාවකට ඉල්ලුම් කළ අයෙකු එයට නොතේරුණු තත්වයක දී ඔහුගේ හෝ ඇයගේ කැමැත්තට ගරු කරමින් ආචාරශීලී ලෙස වෙනත් පාඨමාලාවක් වෙත යොමු කරන ලිපියේ ආකෘතිය යන සියල්ල තිබිය යුතු ය. එවිට සමස්ත ක්‍රියාවලිය ම අවුලකින් තොර ව ක්‍රියාත්මක වේ. පණිවුඩය යවන්නේ තැපෑලෙන් ද, SMS මගින් ද, WhatsApp මගින් ද, email මගින් ද යන්න මත පණිවුඩයේ අන්තර්ගතය වෙනස් නොවේ.
කිසිදු ආයතනයක් සියලු ක්‍රියාවලි සඳහා වූ SOP ලියා අවසන් කිරීමෙන් පසුව වැඩ ආරම්භ කර නොමැත. SOP වර්ධනය වන්නේ වැඩ කර ගෙන යන විට ගැටලු ඇති වන තරමට ය.” – උපුටා ගැනීම අවසන් ය.
කිසියම් නිශ්චිත කරුණක් උදෙසා ලියන ලද සටහනක් වුව ද එය පොදුවේ ආයතනයක යහ පැවැත්මට අවශ්‍ය වැදගත් කරුණක් පිළිබඳ නිවැරදි සටහනක් නිසා මේ කොළම ඔස්සේ ඔබ සමග එය බෙදා ගැනීමට සිතුවෙමි.
බොහෝ ආයතන වල මෙවැනි ක්‍රම වේද නැත. ඒ නිසා පුද්ගලයාගෙන් පුද්ගලයාට ලබා දෙන සේවාවේ ස්වභාවය වෙනස් වේ. සමහර ආයතන වල මේ ක්‍රම වේද ලිඛිත ව නැතත් දිගු කාලයක පළපුරුද්ද ඇති කෙනෙකුගේ මනසේ මේ ක්‍රම වේදය “ලියා” තිබේ. ප්‍රශ්න ඔහු ඉවත් ව ගිය විට අලුතෙන් වැඩ බාර ගන්නා කෙනෙකුට ඒ තත්වයට ආ හැකි වන්නේ බොහෝ වැරදි කොට ඒවායින් පාඩම් ඉගෙන ගැනීමෙන් පසු ය. සමහර ආයතන වල ලිඛිත ක්‍රම වේද ඇතත් ඒවා භාවිතයට ගැනෙන්නේ නැත. ඒවා කොහේ හෝ අල්මාරියක පසු කලෙක වේයන්ගේ පරිහරණයට ප්‍රවේසමෙන් තබා තිබේ. එයට එක් හේතුවක් වන්නේ කාලයක් තිස්සේ ඒ වැඩය කිරීමෙන් ලබන පළපුරුද්ද නිසා ඒ දෙස නැවත නැවත බැලීමේ අවශ්‍යතාව නැති වීම ය. එවිට ඒවා අල්මාරියක් තුළට තල්ලු වී යෑම ය. එහෙත් ඒ ක්‍රමවේදය සහිත සටහන අලුතෙන් එන පුද්ගලයාට ලබා දීම අනිවාර්යය කිරීම මගින් මේ SOP මෙසේ අස්ථාන ගත වීමෙන් වළක්වා ගත හැකි ය.
SOP එකක් ලිවීම එක වටයකින් අවසන් කළ නොහැක. පළමු ලියවිල්ල වැඩ කර ගෙන යන විට මතු වන ප්‍රශ්න හමුවේ ප්‍රමාණවත් නොවන බව වැටහීමේ ඉඩක් තිබේ. එවිට එය තවදුරටත් සංවර්ධනය කළ යුතු ය.
ආයතනයක් විසින් නිකුත් කරන සියලු SOP ලේඛන වල ගොනුවක් පවත්වා ගෙන යෑම ඒවා අස්ථාන ගත වීමෙන් වැළැක්වීමේ එක් ආකාරයකි. ආයතනයේ වෙබ් අඩවියක් තිබේ නම් ඒවා ඒ අඩවියේ සෑම දෙනාගේ පරිහරණයට විවෘත කොට පවත්වා ගෙන යා හැකි ය. එයින් ආයතනය, පාරදෘශ්‍ය භාවය අගය කරන ආයතනයක් බවට හැඟීමක් ගනුදෙනු කරුවන්ට ඇති වන අතර ඒ මගින් ලබා ගන්නා දැනුම ඔවුන්ට ආයතනය හා ගනුදෙනු කිරීමේ දී අමතර පහසුවක් ඇති කර දෙනු ඇත. ඊටත් අමතරව වඩා විධිමත් ක්‍රියාවලියක් ඇති කිරීමට අවශ්‍ය වෙනස් කම් යෝජනා කරන ලෙස ද ඒ හරහා ඉල්ලීමක් කරන්නට හැකි ය. එයින් වඩා පාරිභෝගික-ප්‍රතිලාභී මිත්‍රශීලි SOP එකක් ඇති කර ගැනීමට ද හැකි ය.
සෑම දෙයකට ම අවස්ථාවකට ම ගැළපෙන SOP එකක් හදා ගැනීමට නොහැකි ය. සමහර අවස්ථාවල SOP එකෙන් ඔබ්බට සිතා කටයුතු කිරීමට සිදු වන අවස්ථා ද තිබේ. ජාතික හැඳුනුම් පත හෝ ගමන් බල පත්‍රය භාවිතා කර අනන්‍යතාවය තහවුරු කර ගත යුතු යැයි දක්වා ඇති ප්‍රතිපාදනයක දී ඒ දෙක ම නැත්නම් වෙනත් ආකාරයකට අනන්‍යතාවය තහවුරු කර ගැනීමේ ඉඩක් තිබේ. ෂර්ලොක් මස් රාත්තල ම ඉල්ලා සිටියා සේ ඒ දෙකින් එකක් අත්‍යවශ්‍ය බව කියා මග හැර නොයා නිර්මාණාත්මක ක්‍රමවේදයකින් අනන්‍යතාව තහවුරු කර ගැනීමට උත්සහ කළ හැකි ය. ඒ සපයා ඇති අනෙකුත් තොරතුරු අනුව ය. සමහර විට දුර කථන ඇමතුමකින් තහවුරු කර ගැනීම කළ හැකි ය. වෙනත් අයුරකින් මේ කියන්නේ SOP එකක් දේව වාක්‍ය හැටියට සැලකිය යුතු නැති බව ය. එය අපට මග පෙන්වන තවත් එක උපදෙස් මාලාවක් හැටියට භාවිතා කරන ලෙස ය.
Management in Sinhala 