තොරතුරු කළමනාකරණය කරන ආකාරය අනුව ආයතන ප්‍රධාන වර්ග දෙකකට බෙදේ. පළමු වර්ගය තොරතුරු එකතු කරන්නේ ප්‍රශ්නයක් ඇති වූ විට ය. ඒ ප්‍රශ්නය තේරුම් ගන්නට ය. හේතුව හොයන්නට ය. උත්තර නිර්මාණය කර ගන්නට ය. ප්‍රශ්නයක් ඇති වීමට පොරොතුව තොරතුරු එකතු කිරීම අවශ්‍ය යැයි ඔවුන්ට හැඟෙන්නේ නැත. ඇතැම් කළමනාකරුවන් තොරතුරු වලට බිය ය. ඒ තමන්ගේ දුර්වල කාර්ය සාධනය ගැන වැටහීමක් සෙස්සන්ට එයින් ලබා ගත හැකි යැයි දන්නා නිසා ය. ඔවුන් කැමති තොරතුරු තෝරා බේරා ගෙන අහිංසක තොරතුරු පමණක් පෙනෙන්නට සැලැස්වීමට ය.
දෙවැනි වර්ගය තොරතුරු එකතු කරන්නේ චාරිත්‍රයක් හැටියට ය. එසේ එකතු වන තොරතුරු විමසීමට ද ඔවුහු අමතක නොකරති. තොරතුරුවල වෙනසක් පෙනෙන වහා ම ඔවුන්ට ඒ බව පෙනෙන්නේ ය.
ඒ නිසා ම ප්‍රශ්නයක් ප්‍රශ්නයක් ලෙස ප්‍රාදුර්භූත වීමට පෙර ම එය දැක ගැනීමට ඔවුන්ට හැකි වේ. ඒ නිසා ම පළමු වර්ගයේ ආයතන හැරෙන විට දෙවැන්නන් ප්‍රශ්නය විසඳලා ඉවර ය.
ප්‍රශ්නයකට තියෙන්නේ තොරතුරු එකතු කිරීමට වෙහෙසක් ද පිරිවැයක් ද තිබීම ය. පළමු වර්ගයේ ආයතන කල්පනා කරන්නේ එය අනවශ්‍ය බරක් ලෙස ය. අමතර කරදරයක් ලෙස ය. මුහුද හත් ගව්වක් තිබිය දී අමුඩ ගැසීමක් ලෙස ය.
තොරතුරු එකතු කිරීම කරදරයක් බව ද ඒ සඳහා පිරිවැයක් දැරීමට සිදු වන බව ද ඇත්ත ය. ඒ නිසා ම තොරතුරු රාශියක් එකතු කිරීම අර්ථ විරහිත ය. ඒ නිසා බුද්ධිමත් ආයතන කරන්නේ ප්‍රධාන කාර්ය සාධන ඉලක්කයන්ට අදාළ තොරතුරු කවරේදැයි තීරණය කොට ඒවා එකතු කිරීම ය.
වඩා බුද්ධිමත් ආයතන සැණින් තොරතුරු (අමතර මහන්සියෙන් තොරව) එකතු කර ගත හැකි තොරතුරු පද්ධතීන් නිර්මාණය කර ගෙන තිබේ. ඒ හැම ක්‍රියාකාරකමක් ම තොරතුරු පද්ධතියක් හරහා මිස කළ නොහැකි ලෙසට කටයුතු සංවිධානය කර තිබීම හරහා ය.
ඒ සඳහා දිය හැකි හොඳ උදාහරණයක් නම් ඔබ යන සුපිරි වෙළඳ සැල ය. ඔබගේ පරිභෝජන රටාව ගැන සුවිශේෂී තොරතුරු පමණක් නොව සියළු ගනුදෙනුකරුවන්ගේ ප්‍රවණතා ගැන පොදු තොරතුරු ද ඔවුන් එකතු කරන්නේ ඔබ මුදල් ගෙවන කවුන්ටරයේ දී ම ය. ඒ කිසිදු අමතර වෙහෙසකින් තොර ය. මුදල් අය කර ගැනීමේ ක්‍රියාවලියේ අතුරු ඵලයක් ලෙස ය.
ඒ තොරතුරු විකුණුම් උපාය මාර්ග වැඩි දියුණු කර ගැනීම සඳහා ද තොග කලට වේලාවට ගෙන්වා ගැනීම සඳහා ද භාවිතා කෙරේ. ඒ නිසා ඔවුහු වැඩි ආදායමක් ලබනවාට අමතරව ගබඩා පහසුකම් සඳහා අවම ඉඩකින් සෑහීමකට ද අවස්ථාව ලබා ගනිති.
තොරතුරුවල වටිනාකම තේරුම් ගෙන ඇතැම් ආයතන තොරතුරු පද්ධතීන් නිර්මාණය කර ගෙන ඇතත් ඒවා යාවත්කාලීන වන්නේ නැත. ඒ ඔවුන්ගේ ක්‍රියාකාරකම් තොරතුරු පද්ධතිය හරහා ක්‍රියාත්මක නොවීම හේතුවෙන් තොරතුරු පද්ධතිය යාවත්කාලීන කිරීම අමතර රාජකාරියක් වී ඇති නිසා ය. බාගෙට ක්‍රියාත්මක වන තොරතුරු පද්ධතියක් වාසි දායක නොවනවා පමණක් නොව අවැඩ දායක වීමට ද ඉඩ තිබේ. සම්පූර්ණ යැයි සිතා බාග තොරතුරු වලින් තීරණ ගැනීමට ඉඩ ඇති නිසා ය.
ඇතැම් ආයතන සතු ව බොහෝ තොරතුරු තිබුණේ වුව ද ඔවුන් ඉන් භාවිතයට ගන්නේ සොච්චමකි. ඔවුන් ඉන්නේ නිධානයක් උඩ නිදා ගෙන ය.
අප ජීවත් වන්නේ තොරතුරු යුගයක ය. තොරතුරු ඉක්මනින් ලබා ගන්නා අය දිනන ලෝකයක ය. ඒ ගැන අලස වන මිනිසුන් ද ආයතන ද අතරමං වන කාල වකවානුවක ය. ඒ ගැන දැන වැඩ කිරීම කළමනාකරුවෙකුගේ වගකීම ය.
Management in Sinhala 